Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu chất lượng không thiếu. Vấn đề là dữ liệu thường nằm ở quá nhiều nơi: bảng Excel, biểu mẫu giấy, email, thư mục dùng chung hoặc các hệ thống riêng lẻ. Khi một vấn đề phát sinh, việc đầu tiên đôi khi không phải là phân tích nguyên nhân mà là tìm xem thông tin đang nằm ở đâu. Đây là một trong những lý do khiến việc số hóa quản lý chất lượng cần được nhìn rộng hơn việc chuyển biểu mẫu giấy thành file điện tử.
Dữ liệu rời rạc tạo ra nhiều thao tác không cần thiết
Một quá trình kiểm tra chất lượng có thể tạo ra nhiều nhóm thông tin: kết quả kiểm tra, hình ảnh, lot sản xuất, nhà cung cấp, bất thường, hành động khắc phục và trạng thái xử lý.
Nếu các dữ liệu này nằm ở nhiều nơi, doanh nghiệp sẽ gặp ba vấn đề phổ biến. Thứ nhất là mất thời gian tìm kiếm. Thứ hai là khó xác định đâu là thông tin mới nhất. Thứ ba là khó nhìn thấy mối liên hệ giữa một bất thường hiện tại với các vấn đề đã xảy ra trước đó.
Tập trung dữ liệu không có nghĩa gom mọi thứ vào một màn hình
Một hệ thống quản lý chất lượng tốt không nhất thiết phải đưa mọi dữ liệu vào cùng một bảng. Điều quan trọng hơn là tạo ra mối liên kết rõ ràng giữa các bước trong quy trình.
Một kết quả kiểm tra nên có thể liên kết với lot hàng. Một bất thường nên có thể liên kết với nguyên nhân và hành động cải tiến. Một hành động cải tiến nên có trạng thái và lịch sử theo dõi.
Khi những mối liên kết này tồn tại, dữ liệu mới thực sự trở thành thông tin có thể sử dụng.
Bắt đầu từ quy trình thực tế
Việc triển khai hệ thống không nên bắt đầu bằng câu hỏi "phần mềm có bao nhiêu tính năng?". Câu hỏi phù hợp hơn là:
- Quy trình hiện tại đang có những bước nào?
- Thông tin nào thường xuyên bị tìm lại?
- Điểm nào đang cần nhập dữ liệu lặp lại?
- Khi xảy ra vấn đề, ai cần biết và cần biết điều gì?
Khi trả lời được những câu hỏi đó, doanh nghiệp mới có thể xác định phần nào nên được số hóa trước.
Công nghệ chỉ là một phần của bài toán
Một hệ thống QMS có thể giúp chuẩn hóa dữ liệu, theo dõi trạng thái và tăng khả năng truy xuất. Nhưng hiệu quả cuối cùng vẫn phụ thuộc vào việc quy trình có rõ ràng hay không và dữ liệu có được sử dụng đúng cách hay không.
Tại DATPRO, chúng tôi nhìn quản lý chất lượng theo hướng đó: công nghệ là công cụ để làm cho quy trình rõ hơn, không phải để tạo thêm một lớp phức tạp mới.